Gestion des courriers ordinaires et confidentiels
Objectif Général de la Formation
- Définir les missions de la fonction courrier et les procédures d’enregistrement et de traitement du courrier.
- Savoir classer les différents types de courrier à l’arrivée et au départ.
- Maîtriser les techniques d’archivage du courrier et les techniques d’informatisation du courrier.
Public Cible
Toute personne chargée de la gestion du courrier : Assistant (es) et Attaché (es) de direction,
Secrétaires de Direction, Particulier (es) et Secrétaires.
Programme de Formation
Définition des tâches et champ de compétence
Rôle et place du courrier dans les activités administratives
Mode d’organisation d’un système de gestion du courrier
Acteurs du courrier : schéma émetteur - récepteur
Procédures de gestion et de mémorisation du courrier
Rôle et mission d’un service central du courrier
Opérations de traitement du courrier à l’arrivée
Opérations de traitement du courrier au départ
Circuits de distribution et de circulation du courrier
Outils de transmission du courrier : traditionnels, bureautique, intranet
Etapes techniques et procédures de classement
Aspects de l’organisation : structure et fonctionnement, évaluation du système, …
Gestion et classement des lettres à l’arrivée (réception)
Gestion et classement des lettres au départ (émission)
Gestion et classement du courrier ordinaire
Gestion et classement du courrier confidentiel
Classement des actes administratifs divers : décrets, arrêtés, décisions, notes de services, circulaires, attestations
Gestion des documents administratifs
Gestion des documents techniques
Collections du courrier
Notions de conservation
Procédures d’archivage, de transfert et de versement du courrier aux archives
Etapes de l’organisation de l’informatisation du courrier