Renforcement et perfectionnement de la Qualité de Service d’un Secrétariat

Objectif Général de la Formation

Public Cible

Assistant (es), particulier (es), Secrétaires de direction, secrétaires ou toute personne souhaitant perfectionner ses compétences dans le domaine de l’assistanat administratif.

Programme de Formation

Clarifier les taches et les missions

Organisation du poste de travail

Fixer et lister les objectifs et les activités

Quantification des tâches

Chronologie et hiérarchie des tâches

Création d'un planning quotidien

Création d'une fiche d'attribution

Création de fiches d'exécution

Maîtriser son temps et gérer ses priorités pour optimiser son travail

Hiérarchiser et prioriser les missions et les tâches

Savoir organiser son travail au regard des activités et des échéances

Savoir anticiper et planifier en restant disponible pour gérer les imprévus

Savoir différer une demande

Hiérarchiser et prioriser une demande

Mettre des outils en place pour suivre son activité (tableaux de bord, outils de gestion)

Comment utiliser des outils efficaces pour le suivi de ses activités

Mieux utiliser les outils existants et savoir utiliser de nouveaux outils pour augmenter son efficacité

Elaborer des outils de suivi et des tableaux de bord

Choisir une méthode de classement et d'archivage adaptée

Connaître les différentes méthodes et procédés de classement et d'archivage (avantages et limites)

Choisir la méthode de classement la mieux adaptée à son contexte professionnel

Mettre en Ĺ“uvre les principes fondamentaux d'un classement efficace

Savoir classer ses documents et dossiers (en instance, à faire, terminés, etc.)

Gagner du temps en améliorant la qualité de son travail et l'auto-contrôle

Apprendre à vérifier son travail, à se relire, à contrôler la cohérence des informations (chiffres, tableaux de bord, etc.)