Techniques d’archivage physique et numérique
Objectif Général de la Formation
- Comprendre les enjeux de l'archivage et du classement des documents pour mieux gérer
l'information au sein d’une organisation.
Public Cible
Assistant (es) et Attaché (es) de direction, Secrétaires de Direction, Particulier (es) et Secrétaires.
Programme de Formation
Analyser les informations Ă traiter pour bien archiver
DĂ©finition de l'archivage (pourquoi archiver ?)
Organisation des flux physiques de l'archivage
Environnement et contexte de l'archivage
Conditions optimales pour un bon archivage
Identifier les besoins d'information
Identifier les documents dont on aura besoin Ă l'avenir
Analyser l'information Ă traiter dans son service
Choisir une méthode de classement et d'archivage adaptée
Connaître les différentes méthodes de classement et d'archivage (avantages et limites)
Choisir la méthode de classement la mieux adaptée à son contexte professionnel
Mettre en Ĺ“uvre les principes fondamentaux d'un classement efficace
Assurer un accès collectif rapide aux informations
Réorganiser le classement en fonction de la méthode choisie et de la taille du service ou de l'entreprise
Élaborer un plan de classement
Choisir une arborescence et des titres de dossiers pertinents
Codifier les documents Ă©lectroniques Ă archiver
Quoi archiver et quoi détruire
Identifier les bonnes pratiques et les critères pour savoir quoi garder ou quoi jeter
Permettre une consultation des archives facile
Organiser la destruction des archives
Suivi du classement en utilisant les outils bureautiques
Faciliter la recherche des documents avec Windows ou autre système d'exploitation
Organiser le classement avec les logiciels de messagerie
Communiquer avec l'Ă©quipe pour faire vivre le classement
Suivi du classement en utilisant les outils bureautiques (Excel ou Word)
Mettre en place un système collectif et évolutif de classement de données papiers et électroniques susceptible d’intégrer à terme une GED (Gestion Électronique des Données).